Zeichnungsberechtigung im Handelsregister

Die Zeichnungsberechtigung legt fest, wer eine im Handelsregister eingetragene Organisation nach aussen rechtsverbindlich vertreten und unterschreiben darf. Sie wird als Einzel- oder Kollektivunterschrift im Handelsregister eingetragen.

Einzel- versus Kollektivunterschrift

Praxisbeispiel: zwei Geschäftsführer, eine Unterschrift zu wenig

Eine GmbH hat zwei Geschäftsführer im Handelsregister eingetragen, beide mit Kollektivunterschrift zu zweien. Unterschreibt nur einer der beiden einen Vertrag, ist dieser rechtlich nicht bindend für die Gesellschaft, unabhängig davon, wie wichtig die Unterschrift war. Erst mit der zweiten, ebenfalls eingetragenen Unterschrift wird der Vertrag gültig.

Zeichnungsberechtigung versus interne Vollmacht

Eine im Handelsregister eingetragene Zeichnungsberechtigung ist nach aussen wirksam und für jeden einsehbar. Eine rein interne Vollmacht, etwa eine Prokura oder eine Handlungsvollmacht, kann zusätzlich bestehen, ist aber nicht zwingend im Handelsregister sichtbar und deshalb für Aussenstehende weniger verlässlich prüfbar.

Wer prüft, wer zeichnungsberechtigt ist?

Massgeblich ist ausschliesslich der aktuelle Handelsregisterauszug, abrufbar über zefix.ch. Interne Vollmachten oder Titel wie “Geschäftsführer” allein sagen noch nichts darüber aus, ob und wie jemand tatsächlich zeichnungsberechtigt ist.

Warum ist das fürs Impressum wichtig?

Bei einer GmbH oder AG gehören die zeichnungsberechtigten Personen zu den üblichen Impressum-Angaben. Genannt werden sollten die tatsächlich im Handelsregister eingetragenen Personen mit ihrer Zeichnungsart, nicht ein pauschaler Verweis auf “die Geschäftsleitung”.

Was, wenn sich die Zeichnungsberechtigung ändert?

Tritt eine zeichnungsberechtigte Person zurück oder kommt neu hinzu, wird das zunächst im Handelsregister nachgeführt. Das Impressum sollte danach zeitnah entsprechend angepasst werden, damit beide Angaben übereinstimmen. In der Praxis vergehen zwischen der Handelsregisteränderung und der Anpassung der Website oft einige Tage; je kürzer diese Lücke bleibt, desto geringer das Risiko einer veralteten Angabe im Impressum. Ein einfacher jährlicher Abgleich mit dem aktuellen Zefix-Auszug hilft dabei, solche Lücken frühzeitig zu erkennen, statt sie erst bei einer Reklamation zu bemerken.